Todo evoluciona y las oficinas no son la excepción. El siglo XXI está redefiniendo la forma de trabajar gracias al papel protagónico de la tecnología, sumado a las nuevas dinámicas y necesidades sociales, por lo que el siguiente paso de las oficinas ya está aquí: las oficinas híbridas. 

¿Qué son las oficinas híbridas?, ¿cómo funcionan?, ¿qué características tienen?, ¿cómo potenciar la productividad laboral en este nuevo entorno? Tal vez tú y tus colaboradores se estén haciendo estas mismas preguntas. En este artículo te compartimos las respuestas que te ayudarán a tomar la decisión de sumarte a esta nueva forma de trabajar. 

Panorama del trabajo híbrido y su relación con la productividad

Empresas como Lego ya cuentan con oficinas híbridas, pero no es la única, compañías de diversos tamaños, campos productivos y países se están sumando a este nuevo modelo de trabajo. Gracias a esto, es posible vislumbrar los resultados del trabajo remoto y flexible.  

A continuación te presentamos algunos de los números más interesantes del informe CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development) de Reino Unido. 

• 56% de las organizaciones encuestadas creen que es importante brindar opciones de trabajo flexible. 
• 51% de los trabajadores cuentan con opciones de trabajo flexible. 
• Las opciones de trabajo más populares son:
• 61% Horarios parciales
• 57% Home office regular 
• 38% Tiempo flexible
• 4% de los trabajadores revela haber renunciado a su trabajo en el último año por falta de opciones de trabajo flexible.
• 9% de los trabajadores ha cambiado de profesión hacia alguna que cuente con opciones de trabajo flexible 
• 41% de las organizaciones asegura que el trabajo híbrido ha aumentado su productividad/eficiencia.
• 43% de los empleados considera que su productividad ha aumentado en modelos de home office y trabajo híbrido. 

Métricas para la productividad en oficinas híbridas

El panorama es claro: el futuro está aquí y el futuro son las oficinas híbridas y las opciones flexibles de trabajo. Sin embargo, el cambio entre el modelo clásico de oficina presencial a los nuevos modelos debe realizarse con especial cuidado para no afectar la productividad de la empresa. 

Estas son cuatro opciones de métricas de productividad en opciones de trabajo flexible: 

1.Retroalimentación de 360°

La retroalimentación de 360° es una métrica cuantitativa. Se trata de formularios que deben ser respondidos por colaboradores, ejecutivos e incluso clientes con cierta periodicidad, por ejemplo, al final de cada cuatrimestre. Sirve para calificar el desempeño propio y de compañeros en diferentes actividades. 

2. Rastreo de tiempo x actividad

En toda oficina híbrida es fundamental saber cuánto tiempo se tarda cada colaborador en realizar x actividad. Para medir esto, en la actualidad hay diferentes softwares que ayudan a crear estadísticas por cada tarea y subtarea.

3. Tasa de trabajo finalizado

La tasa de trabajo finalizado permite identificar cuántas tareas son planeadas, ejecutadas y finalizadas por cada trabajador o área. Esta métrica se puede complementar con el rastreo de tiempo x actividad. 

4. Utilidad por tarea

Utilidad por tarea ayuda a identificar qué tareas retribuyen en un mejor retorno de inversión. Así, es posible encontrar tareas que solo quitan tiempo a los trabajadores y no benefician en nada a la productividad, para eliminarlas y permitir que los equipos de trabajo se enfoquen en las que sí son útiles. 

¿Cómo son las oficinas híbridas?

66% de los líderes está considerando rediseñar su espacio de trabajo para el trabajo híbrido. Microsoft

La oficina clásica está en vías de extinción. Aquel espacio lleno de cubículos, con algunos espacios privados ocupados por los ejecutivos, un espacio pequeño con un microondas y cafetera, aire acondicionado con temperaturas extremas y luces insuficientes ya no es viable en la actualidad. 

Las oficinas híbridas no son solo un concepto, también son una realidad arquitectónica que fomenta el networking, la empatía y la comunión entre colaboradores. Algunas de sus características principales son las siguientes:

• No solo se basa en la tecnología. Tener una mesa de juntas con una pantalla para videoconferencias no convierte una oficina en una oficina híbrida. La tecnología no es el fin, sino una herramienta. 
• Espacios modulares. El mobiliario debe invitar a personalizar el área de trabajo. Las mesas, sillas, computadoras se pueden cambiar de lugar. 
• Controles individuales de luz, temperatura y ruido. Cada colaborador tiene que contar con controles que le permitan ajustar luz, temperatura y ruido externo a su gusto para favorecer la concentración. 
• Espacios para cada tipo de encuentro. Deben existir espacios para diferentes interacciones, ya sean encuentros uno a uno, reuniones de todo el personal, espacios para clientes, lugares para reuniones presenciales y para videoconferencias. 
• Amenidades. El lugar de trabajo tiende a ser un lugar de desarrollo personal, por eso se recomienda ir más allá de la cafetera y el microondas, es decir, contar con opciones de gimnasio, áreas verdes o espacios de esparcimiento. 

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